การบริหารเอกสาร
การบริหารเอกสารเป็นเรื่องน่าปวดหัว เเต่หากบริหารได้ดีจะช่วยให้งานคล่องตัว บุคคลผู้ทำงานต้องจัดเอกสารเป็นประจำจึงจะไม่เสียเวลากับการค้นหา
"ลินดางานยุ่งมาก เธอต้องเตรียมเอกสารมากมาย เเต่ละวันจึงมีเอกสารที่ต้องจัดการเป็นกอง โต๊ะทำงานของเธอเต็มไปด้วยเอกสาร โน๊ต นามบัตร ฯลฯ ทุกครั้งที่ต้องการเอกสาร ลินดาจะรื้อค้นวุ่นวาย เธอจึงถูกผู้บริหารต่อว่า พอถูกต่อว่าเธอก็รู้สึกน้อยใจ"
สำหรับผู้ที่ทำงานในออฟฟิคคุณเคยปวดหัวกับการบริหารงานเอกสารหรือไม่ ถ้าไม่บริหารเอกสารบนโต๊ะของตัวเอง จะถูกมองว่าเป็นคนไม่มีระเบียบ ไม่น่าเชื่อถือ
วิธีบริหารเอกสารเเละหนังสือบนโต๊ะทำงาน
ควรเเบ่งเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ ตั้งชื่อเอกสาร เเล้วนำไปเข้าเเฟ้มตามหมวดหมู่พร้อมกับจดหมาย (ถ้ามี)
วิธีบริหารข้อมูลในคอมพิวเตอร์
1.จัดประเภทของเอกสาร
ลักษณะงานของเเต่ละคนเเตกต่างกัน เอกสารที่ใช้จึงต่างกัน การจัดระบบข้อมูลขึ้นอยู่กับความชอบเเละความจำเป็นของเเต่ละคน
พื้นฐานของระบบข้อมูลคือไฟล์ ไฟล์มีหลายเเบบ เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์เสียง ไฟล์รูปภาพ ไฟล์วีดีโอ ก่อนอื่นควรเเบ่งชนิดของไฟล์เเล้วเเยกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ อาจเเยกเก็บตามเนื้อหาก็ได้ เช่น เมื่อได้รับมอบหมายงานซึ่งมีทั้งไฟล์เอกสารเเละไฟล์รูปภาพก็เก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน เป็นโฟลเดอร์ของงานนี้โดยเฉพาะ
หลังจากจัดเเบ่งไฟล์เเล้วก็เเบ่งโฟลเดอร์ให้เป็นระบบ โดยพิจารณาตามลักษณะเเละเนื้อหาของงาน
2.กำหนดจำนวนโฟลเดอร์เเละไฟล์ให้เหมาะสม
การจัดเก็บไฟล์ต้องกำหนดจำนวนให้เหมาะสม เพราะมีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานเเละเวลาที่ใช้ค้นหา โดยทั่วไปโฟลเดอร์หนึ่งควรมีไฟล์ประมาณ 50 ไฟล์ เพื่อให้อ่านเเละค้นหาสะดวก ยิ่งน้อยยิ่งดี เเต่เวลาทำงานจริงๆไฟล์จะยิ่งเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ไม่มีวันลดลง
ถ้าโฟลเดอร์หนึ่งมีไฟล์มากเกินไป อาจสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือเเยกย่อยออกมา หรือถ้าโฟลเดอร์หนึ่งมีไฟล์เอกสารไม่มาก ก็นำไปรวมกับไฟล์เอกสารของอีกโฟลเดอร์หนึ่งได้
3.ตั้งชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์เอกสารให้เหมาะสม
ชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์ไม่ควรยาวเกินไป เพราะจะจำยากเเละค้นหายาก อีกทั้งอักษรมากเกินไปจะทำให้สับสนกับไฟล์อื่นได้ง่าย ชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์ควรกระชับ ชัดเจน สื่อเนื้อหาคร่าวๆ ไม่เช่นนั้นพออ่านก็ไม่รู้ว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร ทำให้เสียเวลา
ถ้าเป็นไฟล์เเละโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อย อาจตั้งชื่อเป็นอักษรลำดับต้นๆเพื่อจะได้ค้นหาง่าย
4.จัดระเบียบเอกสารเป็นประจำ
การจัดระเบีบบเอกสารช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ เป็นผลดีต่อการงานเเละเป็นประโยชน์ต่อตัวเอง ทำได้โดยลบไฟล์เก่าหรือไฟล์ที่ไม่ใช้เเล้ว ถ้าต้องการเก็บไว้ควรเเยกเป็นโฟลเดอร์เฉพาะเเละจัดเก็บตามลำดับปี เพื่อสะดวกในการค้นหา หรืออาจตั้งชื่อโฟล์เดอร์ตามวันเดือนปี ตัวอย่างเช่น งานบรรณาธิการนิตยสารรายสัปดาห์ ควรจัดระเบียบเอกสารสัปดาห์ละครั้ง
การจัดระเบียบเอกสารให้มีประสิทธิภาพเป็นผลดีต่อการงานเเละเป็นประโยชน์ต่อตัวเอง
เคล็ดลับทั้งหมดนี้ จะช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสาร ทำให้โต๊ะไม่รก เเละจะช่วยลดเวลาในการค้นหา
ที่มา : บทความส่วนหนึ่ง จากหนังสือ คู่มือเป๊ะเว่อร์ 360องศา
ไคซินเก๋อเก๋อ เขียน
รำพรรณ รักศรีอักษร เเปล
