เข้าใกล้ความสำเร็จได้ใน 24 ชั่วโมง
ในแต่ละวันทุกคนมีเวลาเท่านั้น คือ 24 ชั่วโมง แต่คนเราใช้เวลาต่างกัน บางคนใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถจัดการงานได้เรียบร้อย บางคนใช้เวลาไม่เป็น งานเท่ากันแต่ทำได้ไม่เท่ากัน นั่นเป็นเพราะการบริหารจัดการเวลาที่ดีหรือไม่ดีนั่นเอง
เรื่องต้องรู้เพื่อบริหารเวลาให้ เข้าใกล้ความสำเร็จ ได้ง่ายขึ้น
เทคนิคการบริหารเวลาเพื่อให้มีเวลาเหลือและเข้าใกล้ความสำเร็จได้ง่ายขึ้น ก่อนอื่นเราต้องวิเคราะห์สาเหตุของการที่คนเราใช้เวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์ ซึ่งมีสาเหตุหลัก ๆ ด้วยกัน 5 ข้อ แล้วจึงวิเคราะห์เทคนิคที่จะทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพใช้เวลาได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุด
5 เหตุที่ทำให้เราบริหารเวลาไม่ได้
สาเหตุที่ 1 "ขาดการวางแผนในแต่ละวัน"
ถ้าเราไม่ได้วางแผนว่า จะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไรแล้ว งานวันนั้นก็จะไม่สามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราอาจจะใช้เวลาทั้งวันโดยเปล่าประโยชน์เพียงเพราะขาดการวางแผน แล้วงานสำคัญก็จะไม่ถูกสะสางให้เสร็จ
สาเหตุที่ 2 "ผัดวันประกันพรุ่ง"
หลายคนอาจจะคิดว่า วันนี้เรายังไม่พร้อมที่จะทำงาน บอกตนเองว่า ขอเลื่อนไปก่อน พรุ่งนี้หรือมะรืนนี้ค่อยเริ่มทำ วันนี้ขอทำอย่างอื่นก่อน ขอนั่งเล่นเกมหรือท่องอินเทอร์เน็ตก่อน การผัดวันประกันพรุ่งอย่างนี้ ไม่สามารถทำให้งานสำเร็จได้ เป็นการใช้เวลาอย่างเปล่าประโยชน์ เหมือนกับเรารอเวลา แต่เวลาไม่รอเรา
สาเหตุที่ 3 "ทำงานไม่เป็นระบบ"
ถ้าทำงานไม่เป็นระบบ ขาดการวางแผน ไม่รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลัง ในที่สุดเราจะใช้เวลามากเกินความเป็นจริง ทำให้เกิดความสับสนวุ่นวายในการทำงาน
สาเหตุที่ 4 "มัวแต่คุยเล่นนอกเรื่อง”
บางครั้งเราอาจจะต้องโทรศัพท์หาคนรู้จักเพื่อติดต่องานแต่คุยไปคุยมากลับคุยเรื่องส่วนตัวทำให้เสียเวลา แทนที่จะติดต่องานเสร็จภายใน 10 นาที กลับใช้เวลาคุยเล่นเรื่องส่วนตัวไป 1 ชั่วโมง ใช้เวลาอย่างเปล่าประโยชน์ไม่เกิดประสิทธิภาพ
สาเหตุที่ 5 “งานเอกสารที่มากเกินไป”
หลาย ๆหน่วยงานพนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ม หรือกรอกใบอนุญาตต่าง ๆ เพื่อให้สามารถทำงานชิ้นนั้น ๆ ได้ เรื่องนี้เป็นปัญหาที่หลายหน่วยงานเจอ คือ งานเอกสารทำให้พนักงานต้องเสียเวลามากเกินความจำเป็น
สาเหตุทั้ง 5 ข้อนี้ ล้วนทำให้เราบริหารเวลาไม่ได้ และทำให้สูญเสียเวลาไปอย่างไร้ประสิทธิภาพ แล้วบริหารเวลาไม่ลงตัว จึงควรมีเทคนิคที่จะทำให้เราบริหารเวลาได้ดี โดยเริ่มต้นตั้งแต่ตอนเช้า
11 เทคนิค บริหารเวลาได้ดีเกินคาด
เทคนิคข้อที่ 1 “ไปถึงที่ทำงานตั้งแต่เช้า"
อย่างน้อย ๆ ก็ประหยัดเวลาในการเดินทาง เพราะตอนเช้ารถไม่ติด และยังมีเวลาเตรียมเอกสาร เตรียมความคิดต่างๆ ที่จะใช้ในการทำงานของวันนั้น ๆ ด้วย ทำให้เรามีสมาธิในการทำงาน และมีเวลาในการ
ทำงานมากขึ้น เพราะในตอนเช้าสมองมักจะปลอดโปร่ง ดังสุภาษิตต่างชาติที่กล่าวไว้ว่า "นกที่ออกหากินแต่เช้า ย่อมได้อาหารดีๆ"
เทคนิคข้อที่ 2 "จดบันทึกสิ่งที่ต้องทำประจำวัน"
เราควรแยกแยะและจัดลำดับความสำคัญว่าสิ่งใดควรทำก่อนหลัง แล้วระบุเวลาคร่าว ๆ ด้วยว่า เราจะทำกิจกรรมที่ 1 กี่นาที ทำกิจกรรมที่ 2 กี่นาที จากนั้นควรมีการจดบันทึกระหว่างการทำงานว่า ในวันนี้เราทำงานอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง พอตอนเย็นก็มาดูว่า วันนี้เราทำงานได้สำเร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่
แต่ถ้าเราไม่ได้วางแผนการทำงาน ได้แต่ทำงานไปเรื่อย ๆ พอหมดวันรู้ตัวอีกที ทำงานไม่เสร็จเป็นชิ้นเป็นอันสักอย่าง เพราะเราขาดจุดมุ่งหมาย ไม่มีจุดประสงค์ในการทำงาน ได้แต่ทำงานไปเรื่อยๆ
เท่านั้น
การจดบันทึก นอกจากจะเป็นการบริหารเวลาที่ดีแล้ว ยังทำให้เราจดจำบทเรียนที่ได้บันทึกไว้จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันนั้นได้ดีด้วย บางเรื่องบางงานพอเวลาผ่านไปเราอาจจะหลงลืมวิธีการทำงานไปแล้ว แต่ถ้าได้จดบันทึกเพื่อเตือนความจำ เราจะไม่มีโอกาสทำงานบางอย่างผิดพลาดซ้ำเดิมอีก
เทคนิคข้อที่ 3 “จัดของใช้ให้เป็นระเบียบ"
รวมถึงการจัดเอกสารให้เป็นระเบียบด้วย หลายครั้งบางคนจัดเอกสารไม่เป็นระเบียบ กองไว้ พอถึงเวลาจะต้องค้นหาเอกสารบางชิ้นก็หาไม่เจอ ใช้เวลาในการรื้อเอกสารครึ่งชั่วโมงกว่าจะหาเจอ สูญเสียเวลาไป
อย่างเปล่าประโยชน์ แต่ถ้าเราเสียเวลาสัก 5 นาที เรียงเอกสารให้เป็นระเบียบ พอถึงเวลาจะหยิบใช้ก็ง่าย "หยิบง่าย หายรู้ ดูก็งามตา" พอเห็นอะไรที่เป็นระเบียบแล้วจิตใจปลอดโปร่ง ไม่ว่าจะทำอะไรใจก็โปร่งโล่งสบาย
เทคนิคข้อที่ 4 "ลดการประชุมให้น้อยลง”
คนทำงานจำนวนมากเสียเวลาไปกับการประชุม เพราะฉะนั้น ควรบริหารจัดการเวลาโดยลดการประชุมให้น้อยลงบ้าง ขณะที่ประชุมก็ขอให้พูดแต่เรื่องที่สำคัญ อย่าพูดนอกเรื่อง โดยเฉพาะประธานในการประชุมควรควบคุมวาระการประชุมทุกครั้ง เพราะอาจจะเผลอพูดนอกเรื่องไป
บางทีประชุมกันนานถึง 3 ชั่วโมง แต่ไม่ได้ประโยชน์มากมายนัก สังเกตบริษัทที่ทำงานมีประสิทธิภาพ ทุกบริษัทล้วนมีนโยบายการประชุมที่รวดเร็ว พนักงานจึงมีเวลาเหลือในการทำงานที่ทำให้เกิดประโยชน์ต่อผลงานอย่างแท้จริง
เทคนิคข้อที่ 5 "แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ"
เนื้องานบางชิ้นมีขนาดใหญ่เกินกว่าที่เราจะทำคนเดียวได้ การแบ่งกระจายงานกันทำ แล้วนำมาประกอบรวมกันภายหลังจะทำให้งานนั้นมีประสิทธิภาพ แล้วสำเร็จได้ไวมากขึ้น งานไม่กองอยู่ที่คน ๆ เดียว
ทำให้งานเสร็จเร็ว ข้อสำคัญในการแบ่งงาน คือ ต้องแบ่งงานให้ถูกความสามารถของคนด้วย
เทคนิคข้อที่ 6 "เมื่อได้รับมอบหมายงานให้ลงมือทำทันที"
เมื่อได้รับมอบหมายงาน อย่ามัวแต่จด ๆ จ้อง ๆ รีรอไม่เริ่มงานสักที เพราะบางครั้งเราอาจจะคิดว่า ตอนนี้ยังไม่พร้อมก็ขอให้คิดใหม่ว่า ไม่มีอะไรที่พร้อม 100% เสมอ พอเราได้เริ่มลงมือทำงาน เราจะได้เรียนรู้งานนั้นไปเรื่อย ๆ เอง
ถ้าเรามัวแต่รอแล้วอ้างว่า ขอให้ตนเองได้ศึกษางานให้ครบก่อนค่อยเริ่มทำ เราจะมีความรู้สึกว่า ศึกษาเท่าไรก็ไม่ครบสักที ต้องใช้เวลาในการศึกษานานเกินความจำเป็น แต่ถ้าเราลงมือทำไปด้วย ศึกษาเรียนรู้ไปด้วย เราจะค่อย ๆ เรียนรู้ ปรับแก้เนื้องานไปเรื่อยๆ งานก็จะสำเร็จเสร็จทันตามกำหนดเวลา
เทคนิคข้อที่ 7 "ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้งานสำเร็จ"
ในยุคของการแข่งขันที่สูงอย่างนี้ “เก่งไม่กลัว กลัวช้า" ดังนั้น เราต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานด้วย อย่างคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟน เพื่อติดต่องานตามช่องทางต่าง ๆ ที่ง่ายขึ้น เช่น การติดต่องานอย่างรวดเร็วผ่านอีเมล ไลน์ เป็นต้น
คอมพิวเตอร์ สามารถช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วและดียิ่งขึ้น เช่น สามารถจัดเก็บข้อมูลโดยไม่ต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ สมัยนี้เราสามารถค้นหาข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ได้ ซึ่งใช้เวลาที่รวดเร็วมาก เพราะฉะนั้น เราต้องใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระยะเวลาที่สั้นลง
เทคนิคข้อที่ 8 “ใช้หูแทนตา"
ถ้าเราต้องอ่านหนังสือเพื่อหาข้อมูลใหม่ ๆ หรือต้องดูโทรทัศน์เพื่อรับข่าวสาร เราอาจจะต้องเสียเวลาไปกับสิ่งเหล่านี้มาก แต่ถ้าเราสามารถฟังวิทยุรับข้อมูลข่าวสารได้ในขณะทำอย่างอื่นไปด้วย ก็จะเป็นการประหยัดเวลามากขึ้นได้
ในเรื่องของการรับข้อมูลข่าวสาร เราควรรับเท่าที่จำเป็นต่อการดำรงชีวิตและการทำงานของเราเท่านั้น อะไรที่เป็นข่าวไม่ดี ข่าวที่ฟังแล้วจิตใจหดหูไม่ต้องไปฟังมาก เพราะเท่ากับเรารับขยะไว้ในใจ
เทคนิคข้อที่ 9 "ใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์"
เช่น ในขณะที่เรากำลังรอเพื่อน เพื่อนอาจจะมาสาย ระหว่างนั้นเราอาจจะหาหนังสือสักเล่มมาอ่าน หรือหาความรู้จากอินเทอร์เน็ตในโทรศัพท์มือถือของเราก็ได้ เราสามารถหาข้อมูลต่าง ๆ เพื่อเพิ่มพูนความรู้ให้กับตนเอง ถือว่าเป็นการใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์ ไม่ใช่เอาโทรศัพท์มือถือมาแชตอย่างเดียว แต่ต้องทำให้เกิดประโยชน์ด้วย
ยกตัวอย่างชาวญี่ปุ่นที่มักจะขยันศึกษาหาความรู้ เวลาขึ้นรถไฟฟ้าคนส่วนใหญ่มักจะชอบถือหนังสือเล่มเล็ก ๆ ขึ้นมาอ่าน ไม่เหมือนคนในบ้านเรา ชอบหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแชตกันมากกว่า
เทคนิคข้อที่ 10 “จับจ่ายให้เป็น ใช้เวลาให้คุ้มค่า"
ทุกคนล้วนมีข้าวของเครื่องใช้ในชีวิตประจำวันกันอยู่แล้ว ถ้าเราสามารถซื้อหาเครื่องใช้ต่าง ๆ ครั้งละมาก ๆ เพื่อเก็บไว้ใช้ให้ได้ภายในเวลา 1 เดือน ก็จะเป็นการประหยัดเวลามาก
ถ้าเราไม่วางแผนในการไปจับจ่ายซื้อข้าวของที่จำเป็นในแต่ละเดือน ในเดือนหนึ่งต้องวิ่งซื้อของใช้หลายครั้ง อาจจะต้องไปซูเปอร์มาร์เก็ต 5-10 ครั้งต่อเดือน ซึ่งการไปแต่ละครั้งเสียทั้งเวลาในการเดินทาง เสียทั้งเวลาในการจับจ่ายใช้สอย ครั้งหนึ่งไม่ต่ำกว่า 2 ชั่วโมง รวมกันแล้วเดือนหนึ่งอาจจะต้องเสียเวลาไปกับเรื่องนี้ 10-20 ชั่วโมง เลยทีเดียว บางทีเสียเวลามากกว่านั้นอีก เพราะพอได้ชอปปิ้งแล้ว ก็มักจะเพลินเดินเล่นซื้ออย่างอื่นที่ไม่จำเป็น เสียทั้งเวลาเสียทั้งเงิน
เทคนิคข้อที่ 11 "หมั่นสร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน เจ้านาย และลูกน้อง"
เพื่อเราจะได้รับความร่วมมือจากผู้อื่นเมื่อถึงเวลาที่ต้องขอความช่วยเหลือเรื่องงาน เพราะงานที่เราได้รับมอบหมาย หลายครั้งไม่สามารถทำคนเดียวได้สำเร็จ ต้องขอร้องให้เพื่อนร่วมงานช่วยเหลือ การทำงานเป็นทีมจะช่วยแบ่งเบาภาระซึ่งกันและกัน แต่ถ้าเราไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานได้ พอจะไปขอร้องให้ใครช่วยเหลือคงได้รับแต่คำปฏิเสธ
เพราะฉะนั้น การสร้างเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญ ที่จะช่วยให้เราประหยัดเวลาในการทำงาน ทำให้เราสามารถทำงานได้ลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อนร่วมงานที่ดีถือเป็นเครื่องทุ่นแรงที่ดีกว่าเทคโนโลยีใด ๆ จนมีคำกล่าวที่ว่า "มีพรรคมีพวกทำอะไรก็สะดวกสบาย"
ในเรื่องของการบริหารเวลานั้น เป็นเทคนิคที่ทุกคนจำเป็นจะต้องเรียนรู้ เเต่ที่สำคัญที่สุด คือ การใช้เวลาอยู่กับปัจจุบัน
"อนาคตยังมาไม่ถึงจะพะวงมากทำไม อดีตผ่านไปเเล้วคิดคำนึงมากไปใย ปัจจุบันนั้นไซร้ทำให้จงดี"
จากหนังสือ 24ชม.ที่ฉันหายใจ
โดย พระครูปลัดสุวัฒนโพธิคุณ (สมชาย ฐานวุฑโฒ)
